Informativa sulla privacy

La presente informativa descrive come Kavexystudio (di seguito “noi”) tratta i dati personali raccolti durante la navigazione sul sito, l’acquisto di prodotti e le comunicazioni con il servizio clienti.

L’informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101.

1. Titolare del trattamento e contatti

Operiamo in qualità di titolare del trattamento per le attività descritte nella presente informativa. Per domande sul trattamento dei dati personali o per esercitare i tuoi diritti, puoi contattarci ai seguenti recapiti:

Indirizzo: 103 MOROI MANSION, 2-12-3 NISHIMACHI, KOKUBUNJI, TOKYO 185-0035, JAPAN
Telefono del servizio clienti: +81 (903) 835 26 76
Posta elettronica del servizio clienti: orderstatus@kavexystudio.com
Orari di assistenza: dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 12:00 e dalle 14:30 alle 18:00 (ora dell’Europa centrale, CET).

2. Categorie di dati personali

In relazione alle funzionalità utilizzate e alle richieste inviate, trattiamo le seguenti categorie di dati:

Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono e indirizzi di fatturazione e consegna.
Dati relativi agli acquisti: prodotti ordinati, importi, numero dell’ordine, stato del pagamento, spedizioni, resi, cambi e rimborsi.
Dati relativi alle transazioni: informazioni necessarie a verificare i pagamenti e gestire i rimborsi, come esito della transazione e relativo identificativo.
Dati delle comunicazioni: contenuto delle richieste di assistenza, corrispondenza e documentazione che scegli di inviarci.
Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul programma di navigazione, pagine richieste, orari di accesso e registrazioni degli eventi necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito.
Preferenze e consensi: eventuali scelte relative agli strumenti facoltativi presenti sul sito e registrazioni necessarie a documentarle.

Ti invitiamo a inviarci soltanto le informazioni necessarie alla gestione della richiesta e a non comunicare tramite posta elettronica il numero completo della carta, il codice di sicurezza o le credenziali di pagamento.

3. Provenienza dei dati

Raccogliamo i dati che fornisci durante l’acquisto o quando ci contatti. Alcuni dati tecnici vengono generati durante la navigazione.

Possiamo inoltre ricevere dai soggetti incaricati del pagamento e della consegna le informazioni sull’esito delle transazioni, sullo stato delle spedizioni e sulle eventuali anomalie, nella misura necessaria a gestire il tuo ordine.

Se indichi un’altra persona come destinataria della consegna, utilizziamo i suoi dati esclusivamente per organizzare il recapito e gestire le relative comunicazioni. Ti chiediamo di informarla della presente informativa.

4. Finalità e basi del trattamento

Gestione degli acquisti: utilizziamo i dati necessari a ricevere e preparare gli ordini, verificare i pagamenti, effettuare le consegne e gestire resi, cambi e rimborsi. Il trattamento si fonda sull’esecuzione del contratto, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del Regolamento (UE) 2016/679.
Assistenza e richieste prima dell’acquisto: trattiamo i dati per rispondere alle tue domande e fornire il servizio richiesto. La base è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), quando la richiesta riguarda un contratto o misure richieste prima della sua conclusione.
Adempimenti obbligatori: trattiamo i dati necessari alla gestione contabile e fiscale e al riscontro delle richieste vincolanti delle autorità. La base è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera c).
Sicurezza e prevenzione degli abusi: utilizziamo i dati strettamente necessari a proteggere il sito, individuare accessi anomali e prevenire operazioni fraudolente. La base è il legittimo interesse alla sicurezza del servizio, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), previa valutazione dei tuoi diritti e interessi.
Gestione delle controversie: possiamo conservare e utilizzare le informazioni necessarie ad accertare, esercitare o difendere un diritto, sulla base dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f).
Funzioni facoltative soggette a consenso: quando un trattamento richiede il tuo consenso, ne indichiamo la finalità prima dell’attivazione. La base è l’articolo 6, paragrafo 1, lettera a).

La consultazione della presente informativa e l’utilizzo del sito non costituiscono, da soli, consenso ai trattamenti facoltativi.

5. Conferimento dei dati

I dati necessari alla conclusione e all’esecuzione dell’acquisto devono essere forniti per consentirci di gestire l’ordine. Se mancano informazioni essenziali, potremmo non riuscire a elaborare il pagamento, consegnare i prodotti o rispondere alla richiesta.

Il conferimento di informazioni ulteriori e il consenso ai trattamenti facoltativi restano liberi. Il rifiuto o la revoca del consenso non impediscono gli acquisti né l’accesso alle funzionalità essenziali.

6. Destinatari dei dati

I dati possono essere accessibili alle persone autorizzate che operano sotto la nostra responsabilità e, nei limiti necessari alle rispettive attività, alle seguenti categorie di destinatari:

Fornitori dell’infrastruttura del negozio, della conservazione dei dati e della manutenzione tecnica.
Soggetti che gestiscono pagamenti, verifiche delle transazioni e rimborsi.
Vettori e operatori incaricati della preparazione, consegna e restituzione dei prodotti.
Fornitori dei servizi di comunicazione e assistenza.
Consulenti incaricati degli adempimenti contabili, fiscali o della gestione delle controversie.
Autorità e organismi competenti, quando la comunicazione è obbligatoria.

I soggetti che trattano dati per nostro conto sono incaricati ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679. Gli altri destinatari possono operare come titolari autonomi per le attività di propria competenza.

Puoi contattarci per ottenere informazioni sui destinatari dei tuoi dati e sui rispettivi ruoli.

7. Conservazione dei dati

Ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento (UE) 2016/679, conserviamo i dati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti. La durata viene determinata secondo questi criteri:

Ordini e assistenza successiva all’acquisto: per il tempo necessario a completare il contratto e gestire consegne, resi, rimborsi e garanzie.
Documentazione soggetta a conservazione obbligatoria: per i termini previsti dagli obblighi contabili e fiscali cui siamo soggetti, limitatamente ai dati necessari.
Richieste di informazioni: fino alla conclusione della richiesta e degli eventuali chiarimenti direttamente collegati.
Registrazioni di sicurezza: per il periodo proporzionato all’individuazione e alla gestione degli eventi di sicurezza, con eventuale conservazione ulteriore delle sole informazioni relative a incidenti accertati.
Dati basati sul consenso: fino alla revoca o al raggiungimento della finalità comunicata, salvo la conservazione limitata della prova del consenso quando necessaria.
Controversie: per il periodo necessario alla gestione della controversia e alla tutela dei diritti interessati.

Al termine del periodo necessario, i dati vengono cancellati o resi anonimi. Le informazioni conservate soltanto per obblighi o controversie non vengono riutilizzate per finalità incompatibili.

8. Strumenti di memorizzazione e tracciamento

Le tecnologie strettamente necessarie al funzionamento del sito, alla gestione del carrello, alla sicurezza e all’esecuzione del servizio richiesto possono essere utilizzate senza consenso preventivo, nei limiti dell’articolo 122 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Gli eventuali strumenti non strettamente necessari che richiedono consenso possono essere attivati soltanto dopo una scelta libera e specifica. Il semplice proseguimento della navigazione non equivale al consenso.

In presenza di tali strumenti, le relative informazioni devono indicarne finalità, durata e soggetti che ricevono i dati, consentendo di rifiutarli o revocare la scelta con facilità. Si applicano le indicazioni del provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 231 del 10 giugno 2021.

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi, ai sensi dell’articolo 32 del Regolamento (UE) 2016/679, per proteggere i dati da perdita, alterazione, accesso o divulgazione non autorizzati.

L’accesso ai dati è limitato alle attività che lo richiedono. Le misure di protezione vengono riesaminate in funzione delle caratteristiche del trattamento e dei rischi individuati.

10. I tuoi diritti

Alle condizioni previste dagli articoli 15–22 del Regolamento (UE) 2016/679, puoi:

Ottenere conferma del trattamento e accedere ai tuoi dati.
Richiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti.
Richiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento nei casi previsti.
Ricevere i dati forniti in un formato strutturato e leggibile automaticamente e richiederne la trasmissione, quando il diritto alla portabilità è applicabile.
Opporti ai trattamenti fondati sul legittimo interesse per motivi connessi alla tua situazione particolare.
Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare il trattamento effettuato prima della revoca.
Beneficiare delle garanzie previste dall’articolo 22 in relazione a decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi.

La cancellazione non comporta la rimozione dei dati che devono essere conservati per un obbligo o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.

11. Come esercitare i diritti

Invia la richiesta a orderstatus@kavexystudio.com, descrivendo il diritto che desideri esercitare. Se necessario, potremo chiedere informazioni proporzionate per verificare la tua identità.

Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dal ricevimento. In caso di particolare complessità o di numerose richieste, il termine può essere prorogato di altri due mesi; ti informeremo della proroga e dei motivi entro il primo mese, ai sensi dell’articolo 12 del Regolamento (UE) 2016/679.

L’esercizio dei diritti è normalmente gratuito. Eventuali eccezioni per richieste manifestamente infondate o eccessive saranno motivate secondo l’articolo 12, paragrafo 5.

12. Reclami

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi il Regolamento (UE) 2016/679, puoi presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’articolo 77, senza dover prima contattarci.

Le modalità sono disponibili sul sito ufficiale: www.garanteprivacy.it. Resta possibile rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.

13. Aggiornamenti dell’informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per riflettere modifiche effettive ai trattamenti o ai servizi. La versione aggiornata sarà resa disponibile sul sito e le modifiche rilevanti saranno comunicate con modalità adeguate.

Se intendiamo utilizzare i dati per una finalità diversa da quella originariamente comunicata, forniremo le informazioni necessarie prima di iniziare il nuovo trattamento e richiederemo il consenso quando necessario.